Rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu, šta piše u pravilniku i kako se primenjuje

Građevinski dnevnik je obavezan dokument koji se vodi tokom celokupnog procesa građenja i predstavlja sastavni deo tehničke dokumentacije objekta.

Dok građevinski radovi teku, graševinski dnevnik se vodi rutinski, nekad uredno, nekad „u prolazu“. Međutim, pitanje koje se redovno pojavljuje jeste koliko dugo se taj dokument mora čuvati i šta zakon zaista traži. Upravo tu nastaje najviše zabuna.

Različita tumačenja i oslanjanje na neproverene informacije često dovode do grešaka koje kasnije mogu skupo da koštaju.

U nastavku razjašnjavamo rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu, šta tačno piše u pravilniku i kako se sve to primenjuje u svakodnevnom radu na gradilištu, a naročito nakon završetka objekta.

Koliki je rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu

Ovaj rok ne postoji bez razloga. Građevinski dnevnik se smatra delom tehničke dokumentacije koja ima dokaznu vrednost u slučaju sporova, naknadnih intervencija, tehničkih pregleda ili inspekcijskih postupaka.

U praksi, mnogi investitori i izvođači greše jer misle da je dovoljno čuvati dnevnik dok traje gradnja. Međutim, zakon gleda širu sliku. Dokument mora biti dostupan i godinama kasnije, jer se na njega pozivaju sudovi, nadležni organi i stručnjaci prilikom provere zakonitosti izvedenih radova. Upravo zato se rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu tretira kao obavezna, a ne preporučena mera.

Šta građevinski dnevnik predstavlja prema pravilniku

U pravilniku se navodi da se dnevnik vodi uredno, bez praznina i naknadnih dopisivanja. Svaki unos ima svoju težinu, jer kasnije može poslužiti kao dokaz o ispravnosti ili neispravnosti izvedenih radova. Upravo zbog toga se rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu povezuje sa njegovom dokaznom vrednošću. Kada se jednom izgubi ili uništi, nemoguće ga je rekonstruisati na verodostojan način, što otvara prostor za ozbiljne probleme.

Kako pravilnik uređuje način vođenja i čuvanja dokumenta

U praksi se često zanemaruje i ono osnovno – način na koji se dokumentacija fizički čuva. Građevinski dnevnik mora ostati čitljiv, kompletan i lako dostupan i godinama nakon završetka radova. To znači da nije dovoljno samo „ostaviti ga negde u ormanu“, već ga treba pravilno arhivirati zajedno sa ostalom tehničkom dokumentacijom.

U takvim situacijama pomaže kvalitetan kancelarijski asortiman koji obuhvata fascikle, registratore, kartoteke i sav prateći materijal za uredno odlaganje papira.

Kroz ponudu kakvu ima Standard kancelarijski materijal, moguće je na jednom mestu obezbediti sve – od papirne galanterije i sredstava za arhiviranje, do opreme za radni prostor i odlaganje dokumentacije.

Kada je arhiva jasno organizovana, rizik od gubitka ili oštećenja građevinskog dnevnika značajno se smanjuje, što u praksi često pravi razliku između uredno rešenog postupka i nepotrebnih komplikacija.

Ko je odgovoran za čuvanje građevinskog dnevnika

To ne znači da izvođač nema nikakvu odgovornost, ali krajnji korisnik dokumentacije je onaj ko je naručio gradnju.

Važno je razumeti da se rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu ne prenosi usmeno. Odgovornost mora biti jasno definisana u ugovorima i internoj dokumentaciji.

U suprotnom, dolazi do situacija u kojima svako smatra da je onaj drugi zadužen za arhivu. Takve nejasnoće se obično razreše tek kada nastane problem, a tada je često kasno za ispravke.

Rokovi čuvanja u praksi – pregled kroz tabelu

U nastavku je prikazan pojednostavljen pregled najčešćih rokova čuvanja vezanih za građevinsku dokumentaciju:

Ova tabela pomaže da se sagleda šira slika. Građevinski dnevnik nije izuzetak, već deo sistema u kome se dokumentacija čuva dugoročno.

Upravo zato se rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu ne može posmatrati izolovano, već u kontekstu celokupne tehničke arhive objekta.

Kako se propisi primenjuju na gradilištu i posle završetka radova

Na samom gradilištu fokus je na vođenju dnevnika, dok se o čuvanju razmišlja kasnije. Međutim, dobra praksa podrazumeva planiranje arhiviranja još tokom izvođenja radova. Time se izbegava haotično prikupljanje papira na kraju projekta.

Nakon završetka objekta, dokumentacija se preuzima, evidentira i odlaže u arhivu. U tom trenutku rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu praktično počinje da teče. Važno je da dokument bude lako dostupan, ali i zaštićen.

U praksi se često pokazalo da su objekti koji imaju uredno arhiviranu dokumentaciju znatno otporniji na administrativne i pravne probleme, jer se svaka dilema može proveriti u originalnim zapisima.

Ova činjenica jasno objašnjava zašto se dnevnik ne tretira kao privremeni papir. Njegova uloga se ne završava poslednjim danom radova, već traje godinama nakon toga. Upravo zbog toga zakon propisuje dug rok čuvanja, kako bi se obezbedila pravna sigurnost svih učesnika u procesu građenja.

Najčešće greške u vezi sa čuvanjem građevinskog dnevnika

U praksi se ponavljaju iste greške, koje se mogu izbeći uz malo pažnje:

• čuvanje dnevnika samo u kopiji, bez originala
• neobeležena arhiva u kojoj se dokumenti teško pronalaze
• prerano uništavanje dokumentacije zbog pogrešnog tumačenja propisa
• oslanjanje na sećanje umesto na pisani trag

Sve ove greške dovode do istog problema – nedostatka dokaza kada su oni najpotrebniji. Kada se jednom shvati značaj pravilnog čuvanja, jasno je zašto zakon insistira na dugom roku i strogoj primeni pravila.

Za kraj

Rok čuvanja građevinskog dnevnika po zakonu nije proizvoljan niti je uveden bez razloga. On postoji kako bi se obezbedila sigurnost, transparentnost i mogućnost provere svakog važnog koraka u procesu građenja.

Pravilnik jasno definiše sadržaj, način vođenja i obavezu čuvanja ovog dokumenta, a praksa pokazuje da oni koji se tih pravila pridržavaju imaju znatno manje problema kasnije.

Kada se građevinski dnevnik vodi uredno i čuva onoliko dugo koliko zakon nalaže, on prestaje da bude administrativni teret i postaje pouzdan oslonac u svim budućim situacijama.